Как использовать внутренние уведомления для автоматизации административных задач

Как использовать внутренние уведомления для автоматизации административных задач

Что такое внутренние уведомления и чем они полезны? В этом гайде мы ответим на эти вопросы и покажем примеры того, как можно использовать внутренние уведомления, чтобы помочь вам в автоматизации повседневных административных задач, необходимых для ведения вашего бизнеса.


Внутренние уведомления — это сообщения на e-mail для вас или членов вашей команды, которые помогают выполнять административные задачи, обеспечивающие бесперебойную работу вашего бизнеса.


Внутренние уведомления играют важную роль. Они позволяют сбалансировать автоматизацию и человеческий ресурс, необходимый для выполнения тех или иных функций. Они приходят как раз в тот момент, когда обязательно нужен контроль человека, в тот самый очень важный момент на пути клиента по воронке. Они помогают вам оптимизировать взаимодействие с контактами, и тем самым экономят время и умственную энергию, чтобы вы могли уделить больше времени и сосредоточиться на любимой работе.


Они могут помочь вам вспомнить важные даты и сроки, быть в курсе последних новостей, оперативно связаться с наиболее заинтересованными контактами, связаться с представителем службы поддержки в критические моменты и многое другое.


Система предоставляет несколько способов настройки различных типов внутренних уведомлений. В этом гайде мы рассмотрим их все.

ДИСКЛЕЙМЕР

Возможно, некоторые названия разделов в русской версии ActiveCampaign вас удивят, озадачат или даже ошарашат. Мы не будем говорить, что так и задумано, на самом деле это просто несовершенный машинный перевод. Но мы работаем над тем, чтобы все исправить!

Для вашего удобства в инструкциях после особо странных названий разделов есть короткие пояснения в скобках, которые призваны объяснить, что это вообще такое. Например: Кампании (рассылки), Листы(списки контактов) и т.д.


Уведомление при отправке формы

Если вы хотите получать уведомления каждый раз при отправке формы, вы можете настроить это в разделе Формы в EmailBot при создании или редактировании определенной формы .


При желании вы можете настроить уведомления об отправке формы с помощью автоматизации (см. Уведомление через автоматизацию ниже).

Уведомление при создании новой сделки

При создании новой сделки, вы можете автоматически назначить эту сделку сотруднику отдела продаж посредством внутреннего уведомления.


Чтобы управлять назначением сделок, нажмите на значок шестеренки рядом с заголовком воронки и выберите Опции в меню, вам откроется окно Параметры конвейера (воронки). В разделе Автоматическое назначение сделок выберите способ распределения назначений.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - 84a203e0-e703-4253-a42a-8ef889e21b0d.gif

У вас есть два варианта автоматического назначения сделки:


  • Круговое распределение — эта опция будет распределять сделки среди торговых представителей в равных пропорциях.
  • Распределение на основе стоимости — эта опция использует комбинацию кругового распределения и распределения по стоимости сделки, чтобы гарантировать, что члены команды получат примерно одинаковые по стоимости сделки в сумме с течением времени. Таким образом, если торговому представителю A назначена сумма сделки в $100 000, а следующие две сделки в очереди оцениваются в $50 000, то торговому представителю B будут назначены обе сделки, оцениваемые в $50 000.

После того, как выберете, какой опцией пользоваться, кликните по кнопке Сохранить. Теперь перейдите на страницу настроек, чтобы указать типы уведомлений о сделках, которые вы хотели бы получать:


  • Нажмите на кнопку со стрелкой рядом с вашим аватаром в правом верхнем углу и выберите Мои настройки.
  • В меню настроек слева нажмите Уведомления. Здесь вы можете указать, хотите ли вы, чтобы уведомление появлялось, когда создается сделка, когда сделка обновляется, или и то, и другое; а также хотите ли вы получать уведомления о какой-либо сделке или только о сделках, которые вы ведете:
Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - SniUmsq5kVtc_Fo9Xh1eptUxZic6XIOcX9u18LCi8rbfUgWE-3F4uQtpF5v6WGuBPhPK-SFbpGgE0h1Vwo-mqcgW_e0cfPthgXjGBH-AzBS50FcAi_wI4APS_ctMt493Xn0-rvp4

Уведомление через автоматизацию

Вы можете настроить автоматизацию, которая будет уведомлять вас или члена вашей команды, когда происходит какое-то действие. Хотя автоматизация не является единственным средством настройки внутренних уведомлений на платформе (см. Выше), она все еще остается самым гибким ее инструментом. Вы можете настроить ее для очень конкретных действий, которые ее запускают, и вы можете управлять временем, в которое это происходит.


Например, вы хотите настроить внутреннее уведомление, которое будет присылать вам напоминание за три дня до дня рождения клиента, чтобы вы могли отправить ему открытку по почте.


Для этого перейдите в раздел Автоматизации и нажмите кнопку Новая автоматизация, чтобы создать ее с нуля.


Выберите триггер запуска На основе даты. Вы увидите следующие варианты:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - 49b728e9-4adc-43e2-9cb5-15c1fef7d613.gif

В первом выпадающем меню выберите До, затем укажите количество дней до дня рождения, о котором вы хотите получить уведомление (в этом примере мы хотим получить уведомление за три дня). Затем выберите Дата рождения контакта в раскрывающемся меню.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - XniYZorBpfsYiVfi-n7fhUNBMOIPDjQ0BxBy4Pt7cNzZF60tCASKdXTfpTxWjj-syjF6YmSB6KrA9e5lj58jZqCmhlzByoWIvKasSOrS2lbrGmwdRQNA-2GmBHIoqmZqI4QOHx01

После того, как вы настроили триггер запуска, нажмите на +, чтобы добавить действие Отправить уведомление по электронной почте.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - uzpRVL-dMaYmWISQoq7garT4gA2s29E7KvjIFlXUjbtpac4IHg9sAghJM9HESmspD3kvHEq0iPzf69w7Ax_YkwjZCNwr3gBIJKPGNpJDeUBA0x8oE4NV4daYFZXe0AHU9_M0nDr2

Укажите адрес электронной почты, на который вы хотите отправить уведомление, тему и напишите само сообщение.


Обратите внимание: во избежание проблем с доставкой сообщения используйте разные адреса в полях Кому и От.


Обратите внимание х2: вы можете использовать теги персонализации в своем сообщении. Просто введите тег вручную («% FULL_NAME%») или нажмите кнопку Персонализировать сообщение, чтобы выбрать тег, который вы хотите использовать,  из списка.


Как только вы закончите создание сообщения, нажмите ОК. Автоматизация готова! Переключите ее на режим Активно в правом верхнем углу, чтобы она начала работать.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - aIfKzWOkmUPVkscNPK5PlC4sGVHBY7JOprDGzOm-IWFPkB44qMbeEeoiLDLTndGFZYlrblJPm9oIQcM2gZCwaYnMr4mxDcZSrDk4J8zycAeRkNiDblndl4GavnE8iLqpG-B-82de

Несколько идей, для чего еще можно использовать внутренние уведомления:


  • Чтобы уведомить вашу команду по продажам о новом горячем лиде 
  • Чтобы отправлять себе напоминания об административных задачах, таких как ответ на письмо, требующее личного внимания, или подготовка к предстоящей встрече
  • Чтобы получить уведомление, когда контакт подписывается или отписывается от списка
  • Чтобы получать уведомления при изменении статуса сделки

Итак

Наши советы — лишь старт для вашей системы уведомлений, которая может существенно помочь вам в повседневной работе.

Чтобы понять, как лучше всего их использовать для своих нужд, подумайте, какие административные задачи наиболее трудоемки для вас и вашей команды. Что вам постоянно нужно напоминать сделать? О чем бы вы не хотели думать, чтобы можно было сосредоточится на чем-то более важном?

Leave a Reply

Your email address will not be published.